A continuación encontrará los pasos para hacer uso del servicio electrónico Adecuación de Estatutos de Organizaciones de la Economía Popular y Solidaria:
 

INGRESO A LA PLATAFORMA DE SERVICIOS

 

Desde el computador, el usuario debe abrir un navegador para acceder a la página web[1] institucional de la Superintendencia de Economía Popular  y Solidaria –SEPS para lo cual deberá colocar en la barra de direcciones web  la siguiente dirección:  www.seps.gob.ec.  Ver  Figura 1.


   
 
 

Figura 1: Pantalla Portal Institucional

 

Una vez abierta la página web, en la parte superior derecha, se encuentra en la opción Servicios en Línea: "Adecuación de Estatutos y registro de organizaciones de la EPS"  colocarse sobre el elemento y dar click para ingresar. Ver figura 2.

   
 
 

Figura 2: Servicios en Línea

 

A continuación se despliegan  la pantalla de Adecuación de Estatutos  dónde deberá tomar la opción de "Servicio Electrónico de Adecuación de Estatutos y Registro" Ver figura 3.

   
 
  Figura 3: Ingreso al servicio electrónico
 

PROCESO DE ADECUACIÓN DE ESTATUTOS Y REGISTRO

 

Una vez ingresado al servicio electrónico, lea atentamente las instrucciones y los pasos para iniciar con el Proceso de Adecuación de Estatutos y Registro de las organizaciones de la EPS.

El Representante Legal de las organizaciones es el llamado a cumplir con el proceso, para lo cual deberá contar con una ‘cuenta de usuario' para acceder a los servicios electrónicos de la SEPS.

Siingresa por primera vez deberá seguir los pasos que se indican a continuación para crear su Usuario y Contraseña.

Si NO ingresa por primera vez deberá registrar el número de RUC de su organización como usuario principal, su número de cédula como usuario adicional y digitar su contraseña. Si olvidó su contraseña o esta ha caducado, podrá cambiarla en la opción Reestablecer contraseña.

 
   
 

La opción  ¿Necesita Ayuda? lo direccionará a este manual de usuario y la guía para su apoyo. Ver Figura 4.

 
  Figura 4: Pantalla de Ingreso
   
 

SI INGRESA POR PRIMERA VEZ…

CREACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO

En la pantalla de ingreso encontrará tres opciones:

1)      Usuario Principal
2)      Usuario Adicional
3)      Contraseña

Aquí el Representante Legal deberá hacer click en la opción ‘Usuario Nuevo' el sistema automáticamente lo direccionará a la opción de  ‘Buscar' la organización. Ver Figura 5.

   
 
 

Figura 5: Creación de Cuenta de Usuario

 

BÚSQUEDA DE LA ORGANIZACIÓN

La opción de  Búsqueda de la Organización  le permite buscar por número de RUC  o por Razón Social, la organización a la que pertenece el representante legal.  En el caso de razón social podrá digitar el nombre completo o cualquier palabra contenida en este, y el sistema le devolverá el listado de todas las organizaciones en las que aparezca la palabra ingresada. Usted podrá desplazarse por el listado, utilizando la barra de desplazamiento que está en el borde derecho del listado Ver Figura 6.

   
 
 

Figura 6: Pantalla de Búsqueda de Organización

   
 

Sí encontró la organización deberá  realizar un click en la opción ‘Seleccionar' caso contrario deberá leer el mensaje en el que se indica que ‘la información no puede ser validada'

   
 
   
 

Si tiene dudas comuníquese a las oficinas de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria al teléfono: 02-3948840 opción 1 o envíenos un correo electrónico a contactenos@seps.gob.ec

   
 

DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL

Al dar click en seleccionar deberá llenarlos datos del Representante Legal  para crear el usuario. Una vez que los campos han sido llenados haga click en el botón ‘Registrar'. Ninguna persona podrá registrarse como Representante Legal de más de una organización. Ver Figura 7.

 
 

Figura 7: Pantalla de Registro de datos del Representante Legal

   
 

Importante: En la información del Representante Legal, se solicita un correo electrónico. Este debe pertenecer al Representante Legal y estar a su completo acceso (contar con usuarios y claves) si desea ver la información que le remitirá la SEPS.  Esta cuenta de correo electrónico es el vínculo a través del cual le llegará la información de su nueva cuenta de usuario.

Una vez ingresada la información  el servicio le notificará un mensaje  dónde se solicita revisar las instrucciones enviadas a la cuenta de correo electrónico registrada. Ver Figura 8.

 
  Figura 8: Pantalla de Instrucciones de mensajes a buzón de correo electrónicos
   
  El representante legal debe acceder a su correo electrónico y buscar, del remitente Servicios Electrónicos,  un correo en el cual se confirma la creación de la cuenta.
   
 

ACTIVACIÓN DE LA CUENTA

 

Una vez que esté en su buzón de correo y antes de activar la cuenta, lea las instrucciones que constan en el correo electrónico remitido por la SEPS. Allí le indicarán que espere un segundo correo con las credenciales (usuarios y contraseña), una vez que activó su cuenta.

Para activar la cuenta, deberá hacer un click en la opción ‘AQUÍ' en el correo electrónico recibido de la Superintendencia como se muestra a continuación Ver Figura 9:

 
 

Figura 9: Pantalla de mensaje para activación de servicio electrónico

   
 

El sistema le re direccionará a la pantalla de los servicios electrónicos que se muestra a continuación:

 
  Figura 9: Pantalla de Mensaje para activación de cuenta
   
 

El sistema le remitirá un segundo correo electrónico con los datos de acceso (usuario y clave) a los servicios electrónicos.

Ingrese a su correo y siga las instrucciones indicadas. Recibirá un mensaje con las credenciales  para el acceso:

Usuario Principal àSiempre es el RUC de la organización
Usuario Adicional àEs la cédula del Representante Legal
Contraseña provisionalàEntregada por el sistema (Es aleatoria)

Como se muestra a continuación en la figura 10:

   
 
 

Figura 10: Mensaje a la cuenta de correo electrónico con credenciales del servicio

   
 

Una vez que le han sido entregadas las credenciales (usuarios y contraseña) puede ingresar nuevamente a ‘Servicios electrónicos' en la página web de la SEPS.

La primera vez  que el representante legal ingrese a los servicios electrónicos deberá ingresar los usuarios y contraseña provisional recibidos al correo registrado y deberá hacer un click en "ingresar" como se muestra en la figura 11:

   
 
 

Figura 11: Pantalla de Mensaje para ingreso a servicios electrónicos

   
 

Una vez presionado la opción de ‘Ingresar', la pantalla  le solicitará cambiar la contraseña de acceso asignada por el sistema por la nueva clave que deberá contener de 8 a 15 caracteres entre números y letras.

Bajo la actualización de la contraseña, se encuentra un recuadro en el que se solicita ‘Leer y aceptar' un Acuerdo de Responsabilidad en el que la organización reconoce la importancia de la clave y sus condiciones de uso. Deberá ‘leer el acuerdo y señalar la opción ‘he leído y acepto' sí / no.

Ahora podrá actualizar la contraseña, ingresando una  nueva contraseña  y también el código de seguridad  que se muestra en la figura 12 para el acceso al servicio y dar click en Cambiar contraseña:

 
 

Figura12: Pantalla de ingreso de código de seguridad

   
 

Ahora podrá ingresar al portal de servicios electrónicos con su  nueva contraseña y los usuarios como se muestra en la figura 13 a continuación y hacer click en "ingresar":

   
 
 

Figura 13: Pantalla de ingreso al portal de servicios electrónicos

 

PROCESO

 

Una vez cumplidos los pasos anteriores, el servicio le dará  un mensaje de  Bienvenida  y  habilitará los PASOS del proceso de Adecuación de Estatutos y Registro.Ver figura 14.

   
 
 

Figura 14: Pantalla de Bienvenida a los servicios electrónicos con credenciales autorizadas

 

PASO 1: ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LA ORGANIZACIÓN

 

En este paso se realizará la actualización de los datos de la organización. Es importante llenar cada campo con la información real y verificable.

En este formulario constan campos para llenar información general de la organización, los domicilios legales, dirección de la matriz, los contactos e información adicional necesaria.  Ver figura 15.

   
 
 

Figura 15: Formulario para actualizar datos de la organización

   
 

En la primera parte se encuentra el RUC de su organización y la razón social. A continuación se le pide llenar: Tipo de organización, clase, subclase y subsubclase (en caso de que exista). Ver Figura 16:

   
 
 

Figura 16: Información general de la organización

   
 

Una vez completado ese punto deberá llenar la información del Domicilio Fiscal y la Dirección de la Matriz conforme se muestra en la figura. Ver Figura 17:

   
 
 

Figura 17: Dirección de domicilio legal y de la matriz

   
 

El formulario permite continuar únicamente si se ingresan todos los datos. Si existieren datos en blanco o erróneos le presentará mensajes informativos para su corrección.

Actualizada la información de su organización, deberá hacer click en la opción ‘Registrar' y aparecerá una pantalla indicándole que: ‘Ha concluido con éxito el ingreso de información de la organización'. Ahora podrá pasar al Paso 2. Ver Figura 18

 

PASO 2: CARGA DE DOCUMENTOS.

 
 

Figura 18: Pantalla de inicio paso 2

   
 

En el Paso 2 se muestra una pantalla con dos documentos:

-        Modelo de estatuto;
-        Certificación del Secretario;

 

Los formatos de documentos que deben ser descargados, llenados, impresos y escaneados.  Luego deberán cargarse (subirse) a la página web en el lugar determinado en la pantalla. Ver Figura 19

   
 
 

Figura 19: Íconos de carga y descarga de documentos

   
 

Se podrán descargar los documentos y guardarlos dando click en el ícono para descarga de archivos.Ver Figura 20

-        Modelo de estatuto
-        Certificación del secretario

Al descargar los formatos, la organización puede cerrar su sesión y reactivarla una vez que tenga los documentos aprobados.

   
 
 

Figura 20: Pantalla de opción de Descarga de Estatuto

   
 

En el primero, está el modelo establecido por cada grupo y tipos de organizaciones y en el segundo, la certificación del secretario en la que se indica que la asamblea se llevó a cabo de forma correcta. Los documentos a descargar son plantillas en formato  PDF que contienen campos en blanco que pueden ser completados.

Cada modelo de estatuto ha sido diseñado conforme al grupo y tipo de organización, existen estatutos para Cooperativas: de Ahorro y Crédito, de Transporte, de Producción Pesquera, Producción Agrícola, Vivienda y un estatuto general para las cooperativas que no están dentro de estas categorías. También un estatuto general para las Asociaciones. Ver figura 21.

 
 

Figura 21: Pantalla de ejemplo del Modelo de Estatuto

   
 

Los espacios en blanco en el estatuto y en la certificación deben llenarse. Una vez completados, podrán imprimirse para ser aprobados por la Asamblea y/o Junta General de la organización.

Una vez aprobados, los documentos: estatuto y certificación, deberán escanearse en formato  PDFy subirse al portal de servicios electrónicos. La organización puede ingresar con su contraseña, exactamente al lugar donde se quedó la primera vez.

Podrá cargar los documentos, ingresando en el botón ‘Examinar'. Este buscará los archivos en el lugar donde hayan sido almacenados por la organización, al dar click en ‘Abrir' se cargará el documento. Es importante observar que los documentos coincidan con el nombre del archivo requerido. Ver figura 22
 

 
   
 
 

Figura 22: Descarga y carga del modelo de Estatuto

   
 

En la parte inferior de la pantalla se presenta la solicitud de adecuación, en la que el Representante Legal solicita la aprobación de su estatuto. Cuando termine de cargar los archivos deberá señalar la opción ‘he leído y acepto' sí / no y se le habilitará el botón ‘Guardar'. Ver figura 23.

   
   
 

NOTA: Recuerde guardar un respaldo físico de todos los documentos que envíe mediante este servicio electrónico. Estos deberán ser presentados físicamente a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria cuando le sean requeridos.

 
 

Figura 23. Solicitud de adecuación

 

FINALIZACIÓN

 

Una vez concluido el proceso, recibirá un correo en el que se le indicará que la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha recibido correctamente la información digital cargada en el servicio electrónico de adecuación de estatutos y registro y se comunicarán vía correo electrónico, las observaciones respecto de los documentos enviados.

Además se indica que la organización debe tener pleno conocimiento sobre la responsabilidad civil y penal que puede incurrir en caso de comprobarse falsedad en las declaraciones y documentos digitales cargados a los servicios electrónicos; por inconsistencias con los documentos que reposan en el archivo de la Cooperativa, o por inexistencia de dichos documentos. Ver figura 24.

   
 
   
 
 

Figura 24. Confirmación carga de Estatutos

   
 

Una vez aprobado el Estatuto, se realizarán los requerimientos puntuales para carga de otros documentos que permitirán la aprobación del registro de nuevas directivas y el certificado de autorización de funcionamiento.

   
 

CONSULTA ESTADO DEL TRÁMITE

 

Si requiere consultar el estado de su trámite por favor ingrese en la opción ‘Consultar el estado del trámite' allí se desplegará una pantalla en la que podrá encontrar dos estados. Ver figura 25:

PENDIENTE: Que significa que sus documentos fueron remitidos y al momento se encuentran en revisión dentro de la Superintendencia. Una vez terminados los procesos, se emitirán notificaciones electrónicas a cada organización. Si no ha recibido ninguna significa que sus documentos están aún en revisión.

COMPLETADO: Que significa que todo el proceso llegó a su fin. Recibirá notificaciones electrónicas con la confirmación de que el trámite ha concluido.

   
 
 

Figura 25: Finalización carga de documentos

   
 

Si necesita asistencia técnica de los servicios electrónico escríbanos al correo electrónico soporte.usuario@seps.gob.ec,  si tiene  inquietudes  del procedimiento legal escríbanos a contactenos@seps.gob.ec.

   
  Descargue Manual de Usuario (formato pdf)